Como o Nuxis cuida dos dados pessoais

1. Quem somos e quais são os nossos papéis

O Nuxis é um sistema de gestão e controle de acesso para condomínios verticais e horizontais, escolas, indústrias e empresas, mantido por [RAZÃO SOCIAL], inscrita no CNPJ sob o nº [CNPJ], com sede em [ENDEREÇO COMPLETO] (“Nuxis”, “nós”).

Para a LGPD, nosso papel depende do dado:

• Nuxis como controladora: dados de visitantes do site, de quem pede contato ou demonstração, dos representantes e usuários administradores dos nossos clientes e dados de cobrança e contratação.
• Nuxis como operadora: dados pessoais de moradores, funcionários, alunos, visitantes, prestadores, entregadores e veículos que o cliente cadastra e trata por meio do sistema. Nesse caso, o cliente (condomínio, escola ou empresa) é o controlador e define as finalidades; nós tratamos os dados somente conforme as instruções do cliente e o contrato.

2. Quais dados tratamos

Dados do site e da relação comercial:

• nome, e-mail, telefone/WhatsApp, empresa ou condomínio e a mensagem enviada nos formulários e canais de contato;
• dados de identificação e contato dos representantes do cliente e dos usuários administradores da conta;
• dados de contratação, cobrança e pagamento (como razão social, CNPJ/CPF, endereço e histórico de cobranças);
• dados técnicos de navegação: endereço IP, tipo de navegador e dispositivo, páginas acessadas e data e hora de acesso.

Dados tratados dentro do sistema (sob responsabilidade do cliente):

• cadastros de moradores, funcionários, alunos, visitantes, prestadores de serviço e entregadores (nome, documento, contato, unidade ou setor, foto e demais campos que o cliente definir);
• registros de acesso e de portaria: entradas, saídas, liberações, autorizações, rondas e histórico por pessoa e local;
• veículos, encomendas e entregas, ocorrências, ouvidoria, solicitações de serviço e tarefas, incluindo fotos e vídeos anexados;
• contratos, recibos e documentos com assinatura eletrônica, e dados de eventos, reservas e assembleias;
• quando o cliente habilitar esses recursos, credenciais de acesso como senha, cartão, placa e dados biométricos ou de reconhecimento facial, que são dados pessoais sensíveis e exigem atenção redobrada do controlador;
• registros de uso do sistema (logs e trilha de auditoria), com identificação de quem fez cada ação, quando e de qual endereço.

3. Para que usamos os dados e em quais bases legais

• Prestar o serviço contratado, criar contas, operar o sistema, os aplicativos e os agentes, dar suporte e fazer implantação e treinamento. Base legal: execução de contrato.
• Cobrança, emissão de documentos fiscais e gestão financeira. Base legal: execução de contrato e cumprimento de obrigação legal ou regulatória.
• Responder a pedidos de contato, propostas e demonstrações. Base legal: procedimentos preliminares relacionados a contrato, a pedido do titular.
• Segurança, prevenção a fraudes e auditoria (registros de acesso, controle de permissões, backups). Base legal: legítimo interesse e cumprimento de obrigação legal.
• Melhorar e evoluir o sistema com dados de uso agregados. Base legal: legítimo interesse.
• Comunicações sobre novidades, quando você optar por recebê-las. Base legal: consentimento, que pode ser retirado a qualquer momento.
• Exercício regular de direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais.

Quando o tratamento envolve dados sensíveis, como biometria e reconhecimento facial, a base legal adequada (por exemplo, a garantia da prevenção à fraude e da segurança do titular, prevista no art. 11, II, “g”, da LGPD) deve ser definida pelo cliente, que é o controlador desses dados.

4. Com quem compartilhamos

Não vendemos nem alugamos dados pessoais. Podemos compartilhá-los somente quando necessário e na medida do necessário com:

• provedores de infraestrutura, hospedagem, backup e envio de e-mail, que atuam sob contrato e com dever de confidencialidade e segurança;
• instituições financeiras e meios de pagamento, para cobrança;
• serviços de comunicação, como e-mail e WhatsApp, quando você entra em contato por esses canais;
• assessorias contábil, jurídica e de segurança da informação, sob dever de sigilo;
• autoridades públicas, quando houver obrigação legal, ordem judicial ou requisição de autoridade competente.

Os dados cadastrados pelo cliente no sistema só são acessados por nós para prestar o serviço, dar suporte solicitado pelo cliente e cumprir obrigações legais.

5. Transferência internacional

Alguns provedores podem armazenar ou processar dados fora do Brasil. Nesses casos, adotamos as salvaguardas previstas no art. 33 da LGPD, como cláusulas contratuais adequadas e provedores que ofereçam nível de proteção compatível.

6. Por quanto tempo guardamos os dados

• Dados da relação comercial e de cobrança: durante a vigência do contrato e pelos prazos exigidos pela legislação fiscal, civil e trabalhista.
• Dados cadastrados no sistema pelo cliente: durante a vigência do contrato; após o encerramento, conforme o prazo de exportação e exclusão definido nos Termos de Uso e no contrato.
• Registros de acesso a aplicações: pelo prazo mínimo de 6 meses, conforme o art. 15 do Marco Civil da Internet (Lei 12.965/2014).
• Cópias de segurança (backups): mantidas por período limitado e eliminadas de forma segura em ciclos regulares.

Findo o prazo, os dados são eliminados ou anonimizados, salvo se a lei exigir ou autorizar a conservação.

7. Como protegemos os dados

Adotamos medidas técnicas e administrativas proporcionais ao risco, entre elas:

• controle de acesso por usuário, senha e perfil de permissões, com registro de quem fez cada ação (trilha de auditoria);
• comunicação protegida por HTTPS;
• cópias de segurança periódicas e rotinas de restauração;
• limites e verificações de arquivos enviados ao sistema;
• separação dos dados de cada cliente em ambientes distintos.

Nenhum sistema é totalmente imune a incidentes. Se ocorrer um incidente de segurança que possa gerar risco ou dano relevante, comunicaremos os clientes afetados e, quando exigido, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), nos termos da lei.

8. Seus direitos como titular

Nos termos do art. 18 da LGPD, você pode solicitar, a qualquer momento:

• confirmação de que tratamos seus dados e acesso a eles;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei;
• portabilidade dos dados a outro fornecedor, nos termos da regulamentação;
• eliminação dos dados tratados com base no seu consentimento;
• informação sobre as entidades com as quais compartilhamos seus dados;
• informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da recusa;
• revogação do consentimento e revisão de decisões tomadas exclusivamente de forma automatizada.

Se o seu dado foi cadastrado por um condomínio, escola ou empresa que usa o Nuxis (por exemplo, você é morador, aluno, funcionário ou visitante), o responsável pela decisão sobre ele é essa organização. Nesse caso, encaminhamos o seu pedido ao controlador ou orientamos você a contatá-lo diretamente, e o apoiamos no atendimento.

9. Encarregado de dados (DPO)

Nosso canal para dúvidas, solicitações e reclamações sobre privacidade é o encarregado de proteção de dados: [NOME DO ENCARREGADO], pelo e-mail contato@nuxis.com.br. Respondemos nos prazos previstos na legislação. Você também pode apresentar reclamação à ANPD.

10. Cookies

Usamos cookies e tecnologias semelhantes no site. Veja os detalhes e como gerenciá-los na nossa Política de Cookies.

11. Crianças e adolescentes

O nosso site não é direcionado a menores de 18 anos e não coletamos dados deles intencionalmente. Escolas e condomínios que cadastram dados de crianças e adolescentes no sistema, como alunos e moradores, são responsáveis por tratá-los no melhor interesse do titular e com o consentimento específico de ao menos um dos pais ou do responsável legal quando exigido (art. 14 da LGPD).

12. Alterações desta política

Podemos atualizar esta política para refletir mudanças legais ou nos nossos serviços. A versão vigente fica sempre nesta página, com a data da última atualização no topo. Mudanças relevantes serão comunicadas pelos canais adequados.

13. Fale com a gente

Dúvidas sobre esta política: contato@nuxis.com.br. Para conhecer as regras de uso do serviço, consulte também os Termos de Uso.